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Tipps

Informationen und praktische Hilfestellungen

Planung

Wie Sie die Teilnehmenden optimal auf die Inclusion-Check-Umfrage vorbereiten können

Erfahrungen zeigen, dass die Teilnahmebereitschaft deutlich höher ist, wenn sich die Personen gut informiert und eingebunden fühlen. Informieren Sie die teilnehmenden Personen daher frühzeitig und umfassend über das Ziel und die Bedeutung der Umfrage. Verdeutlichen Sie, dass diese Umfrage darauf abzielt, die Wahrnehmungen und Bedürfnisse aller Personen unabhängig von ihren individuellen Merkmalen (z.B. Geschlecht, Nationalität, körperliche Beeinträchtigungen) oder Lebenssituationen (sexuelle Orientierung, Bildungsstand, Religion) zu erfassen. Durch eine transparente Kommunikation schaffen Sie Vertrauen und fördern das Bewusstsein dafür, wie wichtig die Beteiligung aller ist, um ein umfassendes und authentisches Stimmungsbild zur Inclusion in Ihrer Organisation zu erhalten.

Umfrage benennen und planen

Unter «Umfragen / Planung» können Sie Ihre Umfrage benennen und planen. Geben Sie der Umfrage einen passenden Namen wie zum Beispiel «Mitarbeitendenumfrage». Beim geplanten Startdatum können Sie eingeben, wann Sie die Umfrage starten möchten. Sie können dieses Datum ändern, solange Sie die Umfrage noch nicht aktiviert haben. Beachten Sie, dass die Umfrageteilnehmenden die Umfrage erst ausfüllen können, wenn die Umfrage aktiviert wurde. Das geplante Enddatum ist das Datum, an dem die Umfrage abgeschlossen werden soll. Dieses Datum können Sie ändern, solange das Enddatum noch nicht erreicht ist. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Umfrageteilnehmenden genügend Zeit zum Ausfüllen lassen und erinnern Sie diese ggf. an die Umfrage. Unter «Reminder» können Sie angeben, wann Sie selbst per E-Mail an eine aktivierte Umfrage erinnert werden möchten. Sie können, solange die Umfrage aktiv ist, auch eine Erinnerung an Ihre Teilnehmenden generieren und versenden (siehe dazu auch Tipp unter «Aktivierung und Verwaltung»).

Fragebogen

Was kann beim Fragebogen personalisiert werden?

Unter «Umfragen / Fragebogen» können Sie den Fragebogen personalisieren. Sie können den Einleitungstext für die Umfrage und für das individuelle Feedback anpassen sowie mögliche Anlaufstellen für die Umfrageteilnehmenden erfassen. Im Abschnitt «Elemente, Dimensionen und Fragen» werden die in der Umfrage enthaltenen Dimensionen angezeigt. Es können beim Inclusion-Check keine Dimensionen ergänzt oder bestehende entfernt werden. Falls Sie daran interessiert sind, die Umfrage mit Incluscope inhaltlich zu erweitern, wenden Sie sich für eine Offerte an angebot@hmsag.ch.

Einleitungstext der Umfrage personalisieren

Im Abschnitt «Einleitung Umfrage» finden Sie einen Textvorschlag, der den Umfrageteilnehmenden zu Beginn des Fragebogens angezeigt wird. Es steht Ihnen frei, den Text zu übernehmen oder anzupassen. Bitte beachten: Wenn Sie Anpassungen vornehmen, müssen Sie auch die Übersetzungen anpassen.

Individuelles Feedback (IFB) und Ansprechpersonen für Teilnehmende personalisieren

Unter «Umfragen / Fragebogen» im Abschnitt «Individuelles Feedback (IFB) und Ansprechpersonen für Teilnehmende» können Sie Text im IFB anpassen und Ansprechpersonen erfassen, die am Ende des IFB angezeigt werden. Unter «Einleitung» ist bereits ein Textvorschlag erfasst. Sie können diesen aber anpassen und den Umfrageteilnehmenden eine eigene Rückmeldung in Bezug auf deren Ergebnissen mitgeben. Bitte beachten: Wenn Sie Anpassungen vornehmen, müssen Sie auch die Übersetzungen anpassen. Unter «Globale Ansprechpersonen» können Sie eine oder mehrere Ansprechpersonen und / oder Anlaufstellen für die Teilnehmenden Ihrer Umfrage erfassen (z.B. interne HR-Kontaktperson, externe Beratungsstellen). Diese erscheinen am Ende des individuellen Feedbacks jedes Umfrageteilnehmenden. Denken Sie daran, den Umfrageteilnehmenden möglichst verschiedene Kontaktkanäle anzugeben: z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine anonyme Hinweisgeberstelle. Schauen Sie sich zur Veranschaulichung den Beispiel-Report an: www.inclusion-check.ch//de/kurz-erklaert#c16609

Umfragegruppen

Weshalb Umfragegruppen angelegt werden

Anhand von Umfragegruppen können Sie die Struktur Ihrer Organisation abbilden. Grundsätzlich können Sie die ganze Organisation in eine Umfragegruppe fassen. Wenn Sie die Umfrage mit verschiedenen Umfragegruppen durchführen, haben Sie später jedoch die Möglichkeit, mit dem kostenpflichtigen Inclusion-Check PLUS detailliertere Auswertungen zu generieren und die Resultate der Umfragegruppen zu vergleichen. Auswertungen sind bis auf 3 Hierarchiestufen möglich (beispielsweise auf Ebene Geschäftsbereiche, Abteilungen und Teams). Falls Sie für Ihre Umfrage Auswertungen weiterer Hierarchiestufen wünschen, wenden Sie sich für eine Offerte an angebot@hmsag.ch.

Umfragegruppen anlegen

Unter «Umfragen / Umfragegruppen» können Sie die Struktur der Umfragegruppen anlegen. Klicken Sie dafür auf «+ Neue Gruppe». Geben Sie der Umfragegruppe einen Namen und geben Sie an, aus wie vielen Personen diese Gruppe besteht. Wenn die neue Gruppe einer bestehenden Gruppe untergeordnet ist, verschieben Sie die Gruppen mittels Drag & Drop. Es ist wichtig, dass Sie die genaue Anzahl Personen angeben, die zur Gruppe gehören. Sie bestimmt die maximale Anzahl der Teilnehmenden, welche die Umfrage in der jeweiligen Gruppe tatsächlich ausfüllen können. Achten Sie auf die Gruppengrösse: Bei sehr grossen Umfragegruppen kann das gleichzeitige Versenden des Links an eine Vielzahl von Empfängern und Empfängerinnen zu Problemen führen.

Aktivierung und Verwaltung

Umfrage starten

Unter «Umfragen / Aktivierung und Verwaltung» können Sie mit «Vorschau» links oben überprüfen, wie Ihre Umfrage aussieht. Rechts oben lässt sich die Umfrage über den entsprechenden Button aktivieren.

Umfragelink an Teilnehmende versenden

Unter «Versandvorlagen» wählen Sie «Einladung zur Umfrage» und die Sprache, in der Sie die Einladung versenden möchten. Sie können auch mehrere Sprachen gleichzeitig anwählen. Klicken Sie auf «Download», erhalten Sie eine Zip-Datei mit einer Nachrichtendatei pro Umfragegruppe in der entsprechenden Sprache. Klicken Sie auf die Nachrichtendatei einer Umfragegruppe (es öffnet sich automatisch eine E-Mail). Es steht Ihnen frei, diese Nachricht anzupassen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie den Link zur Umfrage nicht löschen oder ändern. Senden Sie die E-Mail anschliessend an alle Teilnehmenden in der entsprechenden Umfragegruppe in der jeweiligen Sprache. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt so oft, bis Sie die Einladung an alle Umfragegruppen versendet haben.

Erinnerung an Teilnehmende versenden

Unter «Versandvorlagen» wählen Sie «Reminder» und die Sprache, in der Sie den Reminder versenden möchten. Sie können auch mehrere Sprachen gleichzeitig anwählen. Klicken Sie anschliessend auf «Download», erhalten Sie eine Zip-Datei mit einer Nachrichtendatei pro Umfragegruppe in der entsprechenden Sprache. Klicken Sie auf die Nachrichtendatei einer Umfragegruppe (es öffnet sich automatisch eine E-Mail). Es steht Ihnen frei, die Nachricht anzupassen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie den Link zur Umfrage nicht löschen oder ändern. Senden Sie die E-Mail anschliessend an alle Teilnehmenden in der entsprechenden Umfragegruppe in der jeweiligen Sprache. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt so oft, bis Sie den Reminder an alle Umfragegruppen versendet haben.

Auswertungen

Auswertung anlegen

Unter «Auswertungen» können Sie mit Klick auf «+ Neu» eine neue Auswertung anlegen. Geben Sie Ihrer Auswertung unter «Auswertungen / Grundlagen / Name» einen passenden Namen. Der unter «Präfix» eingegebene Name erscheint später im Dateinamen der Auswertung, damit Sie Ihre Auswertung jederzeit schnell wiederfinden. Beachten Sie, dass Sie mit der Konfiguration erst dann fortfahren können, wenn Sie der Organisation einen Namen und Präfix gegeben haben und Ihre Eingaben oben rechts gespeichert haben. Die Freitext-Rückmeldungen der teilnehmenden Personen können Sie über den Button «Generelle Rückmeldungen Ihrer Mitarbeitenden» als PDF herunterladen.

Auswertung konfigurieren

Standardmässig sehen Sie unter «Auswertungen / Konfiguration» die Struktur der Umfragegruppen abgebildet. Beim Inclusion-Check werden für die Auswertung alle Umfragegruppen zusammengenommen. Mit Inclusion-Check PLUS können Sie weitere Auswertungen über bis zu drei hierarchischen Ebenen erstellen. Falls Sie mehr als drei Ebenen eingerichtet haben, werden für die Auswertungen die Umfragegruppen ab der Ebene 4 in die Umfragegruppen der Ebene 3 zusammengefasst. Falls Sie mit Inclusion-Check PLUS Umfragegruppen zusammenfügen möchten, – zum Beispiel, damit Sie mindestens 10 Antworten pro Gruppe erreichen – können Sie dies durch Drag & Drop machen. Ebenfalls können Sie beim Inclusion-Check PLUS Gruppen von der Auswertung ausschliessen, indem Sie das Häkchen in der Checkbox vor der Umfragegruppe entfernen.

Auswertung generieren

Unter «Auswertungen / Ausgabe» können Sie konfigurieren, welche Informationen auf dem Report erscheinen sollen. Sie können die Laufzeit der Umfrage anpassen und Ihr Organisationslogo hochladen. Um die Auswertung zu generieren, drücken Sie den Button «Auswerten». Nach einigen Minuten ist Ihre Auswertung unter «Dokumente» als PDF abgelegt. Beim Inclusion-Check erhalten Sie eine Gesamtauswertung (ohne Hierarchiestruktur). Mit Inclusion-Check PLUS können Sie wählen, welche Kapitel bis zu welcher Auswertungsebene im Report angezeigt werden sollen.

Auswertungen werden nicht angezeigt

Unter «Dokumente» finden Sie Ihre Auswertungen. Das Generieren der Auswertungen kann ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Sollten Sie Ihre Auswertung nicht sehen, setzen Sie alle Filter mit «Suche / Filter zurücksetzen» oben rechts zurück. Möglicherweise müssen Sie die Seite neu laden.