Tipps

Unter «Umfragen / Planung» können Sie Ihre Umfrage benennen und planen. Geben Sie der Umfrage einen passenden Namen wie zum Beispiel «Mitarbeitendenumfrage 2024». Beim geplanten Startdatum können Sie eingeben, wann Sie die Umfrage starten möchten. Sie können dieses Datum ändern, solange Sie die Umfrage noch nicht gestartet haben. Beachten Sie, dass die Umfrageteilnehmenden die Umfrage erst ausfüllen können, wenn die Umfrage gestartet wurde. Das geplante Enddatum ist das Datum, an dem die Umfrage abgeschlossen werden soll. Dieses Datum können Sie ändern, solange das Enddatum noch nicht erreicht ist. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Umfrageteilnehmenden genügend Zeit zum Ausfüllen lassen und erinnern Sie diese ggf. an die Umfrage. Unter «Reminder» können Sie angeben, wann Sie selbst per E-Mail an eine gestartete Umfrage erinnert werden möchten. Sie können, solange die Umfrage aktiv ist, auch eine Erinnerung an Ihre Teilnehmenden generieren und versenden (siehe dazu auch Tipp unter «Aktivierung und Verwaltung»).

Unter «Umfragen / Name Ihrer Umfrage / Fragebogen» können Sie den Fragebogen personalisieren. Sie können den Einleitungstext für die Umfrage und für das individuelle Feedback anpassen und mögliche Anlaufstellen für die Umfrageteilnehmenden erfassen. Im Abschnitt «Elemente, Dimensionen und Fragen» werden die in der Umfrage enthaltenen Dimensionen angezeigt. Es können beim Inclusion-Check keine Dimensionen ergänzt oder bestehende entfernt werden. Falls Sie daran interessiert sind, die Umfrage mit Incluscope inhaltlich zu erweitern, wenden Sie sich für eine Offerte an angebot@hmsag.ch.

Im Abschnitt «Einleitung Umfrage» finden Sie einen Textvorschlag, der den Umfrageteilnehmenden zu Beginn des Fragebogens angezeigt wird. Es steht Ihnen frei, den Text zu übernehmen oder anzupassen. Bitte beachten: Wenn Sie Anpassungen vornehmen, müssen Sie auch die Übersetzungen anpassen. Klicken Sie dafür auf das runde Icon neben dem Eingabefeld.

Im Abschnitt «Individuelles Feedback (IFB) und Ansprechpersonen für Teilnehmende» können Sie Text im IFB anpassen und Ansprechpersonen erfassen, die am Ende des IFB angezeigt werden. Unter «Einleitung» ist bereits ein Textvorschlag erfasst. Sie können diesen aber anpassen und den Umfrageteilnehmenden eine eigene Rückmeldung in Bezug auf deren Ergebnissen mitgeben. Bitte beachten: Wenn Sie Anpassungen vornehmen, müssen Sie auch die Übersetzungen anpassen. Klicken Sie dafür auf das runde Icon neben dem Eingabefeld. Unter «Ansprechpersonen» können Sie eine oder mehrere Ansprechpersonen und / oder Anlaufstellen für die Teilnehmenden Ihrer Umfrage erfassen (z.B. interne HR-Kontaktperson, externe Beratungsstellen). Diese erscheinen am Ende des individuellen Feedbacks jedes Umfrageteilnehmenden. Denken Sie daran, den Umfrageteilnehmenden möglichst verschiedene Kontaktkanäle anzugeben: z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine anonyme Hinweisgeberstelle. Schauen Sie sich zur Veranschaulichung den Beispiel-Report an: www.inclusion-check.ch/de/kurz-erklaert#c16609

Anhand von Umfragegruppen können Sie die Struktur Ihrer Organisation abbilden. Grundsätzlich können Sie die ganze Organisation in eine Umfragegruppe fassen. Wenn Sie die Umfrage mit verschiedenen Umfragegruppen durchführen, haben Sie später jedoch die Möglichkeit, mit dem kostenpflichtigen Inclusion-Check PLUS detailliertere Auswertungen zu generieren und die Resultate der Umfragegruppen zu vergleichen. Auswertungen sind bis auf 3 Hierarchiestufen möglich (beispielsweise auf Ebene Geschäftsbereiche, Abteilungen und Teams). Falls Sie für Ihre Umfrage Auswertungen weiterer Hierarchiestufen wünschen, wenden Sie sich für eine Offerte an angebot@hmsag.ch.

Unter «Umfragen / Ihre Umfrage / Umfragegruppen» können Sie die Struktur der Umfragegruppen anlegen. Klicken Sie dafür auf «+ Neue Gruppe». Geben Sie der Umfragegruppe einen Namen und geben Sie an, aus wie vielen Personen diese Gruppe besteht. Wenn die neue Gruppe einer bestehenden Gruppe untergeordnet ist, verschieben Sie die Gruppen mittels Drag & Drop. Es ist wichtig, dass Sie die genaue Anzahl Personen angeben, die zur Gruppe gehören. Sie bestimmt die maximale Anzahl der Teilnehmenden, welche die Umfrage in der jeweiligen Gruppe tatsächlich ausfüllen können. Achten Sie auf die Gruppengrösse: Bei sehr grossen Umfragegruppen kann das gleichzeitige Versenden des Links an eine Vielzahl von Empfängern und Empfängerinnen zu Problemen führen. Daher empfehlen wir eine maximale Gruppengrösse von wenigen Hundert Teilnehmenden.

Unter «Umfragen / Ihre Umfrage / Aktivierung und Verwaltung» können Sie mit «Vorschau» überprüfen, wie Ihre Umfrage aussieht. An der gleichen Stelle können Sie die Umfrage über den entsprechenden Button aktivieren.

Wählen Sie mit Hilfe der Checkboxen die Umfragegruppen aus, an die Sie die Einladung versenden wollen. Unter «Versandvorlagen» wählen Sie «Einladung zur Umfrage» und die Sprache, in der Sie die Einladung versenden möchten. Klicken Sie auf «Herunterladen», erhalten Sie eine Zip-Datei mit einer Nachrichtendatei pro Umfragegruppe. Klicken Sie auf die Nachrichtendatei einer Umfragegruppe (es öffnet sich automatisch eine E-Mail). Es steht Ihnen frei, diese Nachricht anzupassen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie den Link zur Umfrage nicht löschen oder ändern. Senden Sie die E-Mail anschliessend an alle Teilnehmenden in der entsprechenden Umfragegruppe in der jeweiligen Sprache. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt so oft, bis Sie die Einladung an alle Umfragegruppen versendet haben.

Wählen Sie die Umfragegruppen, an die Sie die Erinnerung zur Teilnahme an der Umfrage versenden möchten, durch Ankreuzen der Kontrollkästchen. Unter «Versandvorlagen» wählen Sie «Einladung zur Umfrage» und die Sprache, in der Sie die Einladung versenden möchten. Klicken Sie auf «Herunterladen», erhalten Sie eine Zip-Datei mit einer Nachrichtendatei pro Umfragegruppe. Klicken Sie auf die Nachrichtendatei einer Umfragegruppe (es öffnet sich automatisch eine E-Mail). Es steht Ihnen frei, die Nachricht anzupassen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie den Link zur Umfrage nicht löschen oder ändern. Senden Sie die E-Mail anschliessend an alle Teilnehmenden in der entsprechenden Umfragegruppe in der jeweiligen Sprache. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt so oft, bis Sie die Erinnerung zum Ausfüllen der Umfrage für alle Umfragegruppen versendet haben.