Planification
Comment préparer au mieux les participants à l'enquête Inclusion-Check ?
L'expérience montre que la volonté de participer est nettement plus grande lorsque les collaborateurs se sentent bien informées et impliquées. Informez donc les personnes participantes suffisamment tôt et en détail sur l'objectif et l'importance de l'enquête. Expliquez clairement que cette enquête vise à recueillir les perceptions et les besoins de toutes les personnes, indépendamment de leurs caractéristiques individuelles (p. ex. sexe, nationalité, handicaps physiques) ou de leur situation de vie (orientation sexuelle, niveau d'éducation, religion). En communiquant de manière transparente, vous créez un climat de confiance et favorisez la prise de conscience de l'importance de la participation de tous afin d'obtenir une image globale et authentique de l'opinion sur l'inclusion dans votre organisation.
Nommer et planifier une enquête
Sous « Enquêtes / Planification », vous pouvez nommer et planifier votre enquête. Donnez à l'enquête un nom approprié, par exemple « Enquête auprès des collaborateurs ». Avec la date de début planifiée, vous pouvez indiquer quand vous souhaitez lancer l'enquête. Vous pouvez modifier cette date tant que vous n'avez pas activé l'enquête. Notez que les participants à l’enquête ne peuvent pas remplir l’enquête tant que celle-ci n'a pas été activée. La date de fin prévue est la date à laquelle l'enquête doit être terminée. Vous pouvez modifier cette date tant que la date de fin n'est pas atteinte. Veillez à laisser suffisamment de temps à vos participants pour remplir le questionnaire et, le cas échéant, rappelez-leur de le faire. Sous « Rappel », vous pouvez indiquer quand vous souhaitez vous-même être rappelé par courriel concernant une enquête qui a activé. Tant que l'enquête est active, vous pouvez également générer et envoyer un rappel à vos participants (voir aussi l'astuce sous « Activation et gestion »).
Questionnaire
Que peut-on personnaliser dans le questionnaire ?
Sous « Enquêtes / Nom de votre enquête / Questionnaire », vous pouvez personnaliser le questionnaire. Vous pouvez personnaliser le texte d'introduction de l'enquête et des commentaires individuels et saisir les points de contact possibles pour les participants à l'enquête. La section « Éléments, dimensions et questions » affiche les dimensions incluses dans l’enquête. Le contrôle d'inclusion ne permet pas d'ajouter ou de supprimer des dimensions existantes. Si vous souhaitez élargir le contenu de l'enquête avec Incluscope, veuillez contacter angebot@hmsag.ch pour obtenir une offre.
Personnaliser le texte d'introduction de l'enquête
Dans la section « Introduction questionnaire », vous trouverez une proposition de texte qui sera affichée aux participants à l'enquête au début du questionnaire. Vous êtes libre de reprendre ce texte ou de l'adapter. Veuillez noter que : Si vous procédez à des ajustements, vous devez également adapter les traductions.
Personnaliser le feedback individuel (IFB) et les personnes de contact pour les participants
Sous « Enquêtes / Questionnaires » dans la section « Feedback individuel (IFB) et personnes de contact pour les participants », vous pouvez personnaliser le texte du IFB et saisir les personnes de contact qui s'affichent à la fin du IFB. Une proposition de texte est déjà saisie sous « Introduction ». Vous pouvez toutefois l'adapter et donner aux participants à l'enquête votre propre feed-back sur leurs résultats. Veuillez noter : Si vous procédez à des adaptations, vous devez également adapter les traductions. Dans la rubrique « Personnes de contact globale », vous pouvez saisir une ou plusieurs personnes de contact et / ou points de contact pour les participants à votre enquête (par ex. personne de contact RH interne, services de conseil externes). Ceux-ci apparaissent à la fin du feedback individuel de chaque participant à l'enquête. N'oubliez pas d'indiquer aux participants à l'enquête, dans la mesure du possible, différents canaux de contact : par exemple un numéro de téléphone, une adresse électronique ou un service de signalement anonyme. Consultez l'exemple de rapport à titre d'illustration : https://inclusion-check.ch/fr/en-bref#c16609
Groupes d’enquêtes
Pourquoi créer des groupes d’enquêtes ?
Les groupes d'enquête vous permettent de visualiser la structure de votre organisation. En principe, vous pouvez regrouper l’ensemble de l'organisation dans un groupe d’enquête. Si vous réalisez l'enquête avec différents groupes d'enquête, vous avez toutefois la possibilité de générer ultérieurement des évaluations plus détaillées à l'aide du logiciel payant Inclusion-Check PLUS et de comparer les résultats des groupes d'enquête. Les évaluations sont possibles jusqu'à trois niveaux hiérarchiques (par exemple au niveau des divisions, des départements et des équipes). Si vous souhaitez des évaluations à d'autres niveaux hiérarchiques pour votre enquête, veuillez vous adresser à angebot@hmsag.ch pour obtenir une offre.
Créer des groupes d'enquêtes
Sous « Enquêtes / Groupes d’enquête », vous pouvez créer la structure des groupes d’enquête. Pour ce faire, cliquez sur « + Nouveau groupe ». Donnez un nom au groupe d'enquête et indiquez le nombre de personnes qui le composent. Si le nouveau groupe est subordonné à un groupe existant, utilisez le glisser-déposer pour déplacer les groupes. Il est important d'indiquer le nombre exact de personnes qui font partie du groupe. Il détermine le nombre maximal de participants qui peuvent effectivement remplir l'enquête dans le groupe en question. Faites attention à la taille du groupe : dans le cas de groupes d’enquête très importants, l'envoi simultané du lien à un grand nombre de destinataires peut poser des problèmes.
Activation et gestion
Démarrer l'enquête
Sous « Enquêtes / Activation et gestion », vous pouvez vérifier à quoi ressemble votre enquête en cliquant sur « Aperçu » en haut à gauche. En haut à droite, vous pouvez activer l’enquête en cliquant sur le bouton correspondant.
Envoyer le lien de l’enquête aux participants
Sous « Modèles d'envoi », sélectionnez « Invitation à l'enquête » et la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer l'invitation. Vous pouvez également sélectionner plusieurs langues en même temps. Si vous cliquez sur « Téléchargerment», vous obtenez un fichier zip contenant un fichier de message par groupe d’enquête dans la langue correspondante. Cliquez sur le fichier de message d'un groupe d’enquête (un courriel s'ouvre automatiquement). Vous êtes libre de personnaliser ce message. Cependant veillez à ne pas supprimer ou modifier le lien vers l'enquête. Envoyez ensuite le courriel à tous les participants du groupe d’enquête concerné, dans la langue correspondante. Répétez l'étape précédente autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez envoyé l'invitation à tous les groupes d’enquête.
Envoyer un rappel aux participants
Sous « Modèles d'envoi », sélectionnez « Rappel » et la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer le rappel. Si vous cliquez sur « Téléchargement », vous obtenez un fichier zip contenant un fichier de message par groupe d’enquête dans la langue correspondante. Cliquez sur le fichier de message d'un groupe d’enquête (un courriel s'ouvre automatiquement). Vous êtes libre de personnaliser le message. Cependant veillez à ne pas supprimer ou modifier le lien vers l'enquête. Envoyez ensuite le courriel à tous les participants du groupe d’enquête concerné dans la langue correspondante. Répétez l'étape précédente autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez envoyé le rappel de remplir l'enquête pour tous les groupes d'enquête.
Évaluations
Création d'une évaluation
Sous « Evaluations », vous pouvez créer une nouvelle évaluation en cliquant sur « + Nouveau ». Donnez à votre évaluation un nom approprié sous « Evaluations / Bases / Nom » Le nom saisi sous « Préfixe » apparaîtra plus tard dans le nom de fichier de l'évaluation, afin que vous puissiez retrouver rapidement votre évaluation à tout moment. Notez que vous ne pouvez pas poursuivre la configuration tant que vous n'avez pas donné un nom et un préfixe à l'organisation et que vous n'avez pas enregistré vos saisies en haut à droite. Vous pouvez télécharger les commentaires en texte libre des personnes participantes sous forme de PDF en cliquant sur le bouton « Commentaires généraux de vos employés ».
Configuration de l'évaluation
Par défaut, vous pouvez voir la structure des groupes d'enquête sous « Evaluations / Configuration ». Avec l’Inclusion-Check, tous les groupes d'enquête sont regroupés pour l'évaluation. Avec l’Inclusion-Check PLUS, vous pouvez créer d'autres évaluations sur un maximum de trois niveaux hiérarchiques. Si vous avez configuré plus de trois niveaux, les groupes d'enquête à partir du niveau 4 seront regroupés dans les groupes d'enquête de niveau 3 pour les évaluations. Si vous souhaitez fusionner des groupes d'enquête avec l’Inclusion-Check PLUS, par exemple pour obtenir au moins 10 réponses par groupe, vous pouvez le faire par glisser-déposer. Vous pouvez également exclure des groupes de l'évaluation dans Inclusion-Check PLUS en décochant la case devant le groupe d'enquête.
Générer l'évaluation
Sous « Evaluations / Sorties », vous pouvez configurer les informations qui doivent apparaître dans le rapport. Vous pouvez adapter la durée de l'enquête et upload le logo de votre organisation. Pour générer l'évaluation, appuyez sur le bouton « Évaluer ». Après quelques minutes, votre évaluation est classée sous « Documents » au format PDF. Avec l’Inclusion-Check, vous recevez une évaluation globale (sans structure hiérarchique). Avec l’Inclusion-Check PLUS, vous pouvez choisir quels chapitres doivent être affichés dans le rapport et jusqu'à quel niveau d'évaluation.
Les évaluations ne s'affichent pas
Vous trouverez vos évaluations sous « Documents ». La génération des évaluations peut prendre quelques minutes. Si vous ne voyez pas votre évaluation, réinitialisez tous les filtres avec « Recherche / Réinitialiser les filtres » en haut à droite. Il est possible que vous deviez recharger la page.